Canal de denuncias obligatorio: cuándo, cómo funciona y costos

Un canal de denuncias obligatorio es el sistema que determinadas empresas y entidades deben tener para que empleados, colaboradores y otras personas puedan comunicar posibles irregularidades de forma segura. En España, esta obligación está regulada principalmente por la Ley 2/2023 y afecta, con carácter general, a las empresas con 50 o más trabajadores, además de otros supuestos contemplados por la normativa.

Su función no consiste únicamente en recibir denuncias. El sistema debe permitir gestionar cada comunicación de forma confidencial, proteger a la persona informante y establecer un procedimiento claro para analizar los hechos y realizar el seguimiento correspondiente.

Contar con un canal de denuncias obligatorio también ayuda a detectar determinados riesgos antes de que se conviertan en problemas mayores. Para que realmente cumpla su función, la empresa debe definir quién será responsable de su gestión, qué medios se utilizarán para recibir las comunicaciones y cómo se actuará una vez llegue cada caso.

En este artículo veremos qué exige la Ley 2/2023, qué empresas están obligadas, cómo debe funcionar el canal y qué aspectos conviene tener en cuenta para implantarlo correctamente.

¿Qué es el Canal de denuncias obligatorio?

Un canal de denuncias obligatorio permite que empleados y otras personas relacionadas con una organización comuniquen posibles infracciones o irregularidades a través de una vía segura. En España, esta obligación está regulada principalmente por la Ley 2/2023, que incorporó al ordenamiento nacional la Directiva (UE) 2019/1937 y estableció medidas específicas para proteger a las personas informantes.

A través del canal pueden ponerse en conocimiento de la organización situaciones relacionadas con fraude, corrupción, acoso u otros posibles incumplimientos incluidos dentro del ámbito de aplicación de la normativa. La Ley 2/2023 establece además cómo debe organizarse el Sistema interno de información y qué garantías deben respetarse durante la gestión de las comunicaciones.

La confidencialidad es uno de los puntos más importantes. El sistema debe impedir que personas no autorizadas puedan acceder a la identidad del informante o a la información relacionada con el expediente. También debe permitir la presentación y tramitación de comunicaciones anónimas.

Por tanto, disponer de un canal de denuncias obligatorio no consiste simplemente en habilitar un formulario. La organización necesita establecer un procedimiento para recibir las comunicaciones, analizarlas, realizar las comprobaciones necesarias y proteger a las personas implicadas durante todo el proceso.

Marco legal y cuándo es obligatorio

La Ley 2/2023 establece qué entidades deben disponer de un Sistema interno de información. En el ámbito privado, la obligación afecta con carácter general a las empresas que tengan 50 o más trabajadores, aunque existen determinados sectores en los que también puede aplicarse con independencia del tamaño de la plantilla.

Los plazos iniciales para adaptar las organizaciones a esta obligación ya finalizaron. Las entidades incluidas en el plazo general tuvieron que implantar su sistema durante 2023, mientras que las empresas privadas con 249 trabajadores o menos dispusieron de una ampliación hasta el 1 de diciembre de 2023.

Esto significa que las organizaciones que actualmente se encuentren dentro de los supuestos establecidos por la ley ya deberían disponer de su canal de denuncias obligatorio y del procedimiento necesario para gestionar las comunicaciones que reciban.

No cumplir con estas obligaciones puede dar lugar a sanciones importantes. En el caso de las personas jurídicas, las infracciones muy graves pueden alcanzar multas de hasta 1.000.000 de euros, además de otras consecuencias previstas por la propia Ley 2/2023.

Para ampliar esta cuestión, puede consultarse esta información sobre el canal de denuncias en las empresas

Funcionamiento del canal interno

Para que un canal de denuncias obligatorio funcione correctamente debe existir un procedimiento conocido y suficientemente claro. Cuando llega una comunicación, la organización necesita saber quién puede acceder a ella, cómo se registra, qué comprobaciones deben realizarse y quién toma las decisiones durante su tramitación.

La Ley 2/2023 establece la figura del responsable del sistema, que se encarga de gestionar el sistema interno de información y tramitar los expedientes de investigación. El órgano de administración o de gobierno de la entidad es quien debe realizar su designación.

El canal debe permitir realizar comunicaciones por escrito o verbalmente. Además de los medios electrónicos, pueden utilizarse otras vías previstas por la normativa y, si el informante lo solicita, debe existir la posibilidad de mantener una reunión presencial dentro del plazo establecido.

Durante todo el procedimiento deben mantenerse las garantías de confidencialidad y limitarse el acceso a la información. El sistema también debe permitir gestionar comunicaciones anónimas, algo especialmente relevante para aquellas personas que prefieran no revelar su identidad.

Si quieres profundizar en cómo se integra este sistema dentro de las políticas de cumplimiento de una organización, puedes consultar nuestra guía sobre canal de denuncias compliance, donde explicamos su funcionamiento, los requisitos principales y otros aspectos relacionados con su implantación.

Designación del responsable del canal

La designación del responsable es fundamental para el funcionamiento adecuado del Canal de denuncias obligatorio. La ley exige nombrar a una persona o unidad responsable de gestionar el canal, definir sus competencias y garantizar independencia respecto a otras áreas.

El responsable del canal debe tener la capacidad de recibir, registrar y hacer un seguimiento de las denuncias, así como garantizar la confidencialidad de la información. Es importante destacar que el Canal de denuncias obligatorio requiere una figura con formación específica, como un compliance officer o un auditor interno.

Canales de comunicación disponibles

Los canales de comunicación disponibles para el Canal de denuncias obligatorio incluyen formulario web, correo electrónico seguro, línea telefónica, aplicación móvil y buzón físico. La accesibilidad es fundamental para todos los grupos de interés, como empleados, proveedores y clientes.

El anonimato puede ser especialmente importante para aquellas personas que quieren comunicar una irregularidad sin revelar su identidad. Por este motivo, el sistema debe permitir presentar y tramitar comunicaciones anónimas y contar con medidas técnicas que eviten que la persona pueda ser identificada durante el proceso.

En la práctica, una plataforma preparada para este tipo de comunicaciones puede incorporar medidas adicionales para reforzar la privacidad, como evitar la recopilación innecesaria de datos que puedan identificar al informante. Lo importante es que la persona conozca desde el principio qué información se recoge y qué garantías ofrece el sistema.

Además, el canal de denuncias obligatorio debe ser fácil de localizar y utilizar. Si el procedimiento resulta confuso o genera dudas sobre la protección de la identidad, es más probable que una persona decida no comunicar una situación que debería ser conocida por la organización.

Plazos y procedimientos de gestión

Cuando llega una comunicación, no basta con almacenarla. La empresa debe seguir un procedimiento que permita analizar los hechos y realizar las actuaciones necesarias dentro de los plazos establecidos por la Ley 2/2023.

• Recepción y registro. La comunicación se recibe a través de alguno de los medios habilitados y comienza su tramitación.
• Acuse de recibo. Cuando corresponda, debe enviarse al informante en un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción, salvo que pueda ponerse en riesgo la confidencialidad de la comunicación.
• Análisis inicial. Se revisa la información aportada para determinar qué actuaciones deben realizarse y si es necesario solicitar datos adicionales.
• Investigación. Cuando procede, se realizan las comprobaciones necesarias para esclarecer los hechos comunicados.
• Respuesta y cierre. El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación es, con carácter general, de tres meses desde la recepción de la comunicación. En los casos de especial complejidad puede ampliarse hasta otros tres meses.

Durante todo el proceso deben respetarse la confidencialidad, los derechos de las personas afectadas y las garantías previstas para el informante. Un canal de denuncias obligatorio necesita, por tanto, algo más que una herramienta para recibir mensajes: debe existir un procedimiento claro para saber cómo actuar ante cada comunicación.

Canal externo y la AAI

El canal interno de la empresa no es la única vía disponible. La Ley 2/2023 permite que una persona comunique directamente una posible infracción a través del canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), o ante la autoridad autonómica correspondiente cuando sea competente. También puede recurrir a esta vía después de haber utilizado el canal interno.

Esto ofrece una alternativa cuando el informante prefiere acudir a una autoridad independiente o considera que el canal de su organización no es la vía más adecuada para comunicar los hechos.

La A.A.I. se encarga de tramitar las informaciones que recibe a través de su canal externo dentro de su ámbito de competencias. Una vez presentada la comunicación, se analiza su contenido y se determina si procede continuar con las actuaciones, remitirla al organismo competente o trasladarla al Ministerio Fiscal cuando los hechos puedan ser constitutivos de delito.

El canal externo también contempla garantías para proteger al informante. Las comunicaciones pueden realizarse de forma anónima y, cuando la persona decide identificarse, su identidad debe mantenerse reservada en los términos establecidos por la normativa.

Por tanto, el canal de denuncias obligatorio de la empresa y el canal externo no son exactamente dos partes del mismo sistema. Son vías diferentes a las que puede recurrir el informante según las circunstancias.

Beneficios y riesgos de implementar el canal

Implantar correctamente un canal de denuncias obligatorio permite a la organización conocer determinadas irregularidades antes de que terminen convirtiéndose en problemas de mayor alcance. Situaciones de fraude, conflictos internos o posibles incumplimientos pueden detectarse a través de personas que tienen conocimiento directo de lo ocurrido.

También aporta una forma ordenada de gestionar este tipo de comunicaciones. En lugar de que una posible irregularidad llegue por vías informales o termine sin atenderse, existe un procedimiento definido para recibir la información, analizarla y decidir qué actuaciones deben realizarse.

Además, disponer de un sistema correctamente implantado ayuda a cumplir las obligaciones establecidas por la Ley 2/2023. Para las empresas que se encuentran dentro de los supuestos previstos por la norma, no contar con él puede constituir una infracción muy grave. En el caso de las personas jurídicas, las sanciones por infracciones muy graves pueden alcanzar 1.000.000 de euros.

Más allá de las posibles sanciones, un canal que realmente funcione puede ayudar a detectar riesgos internos, establecer responsabilidades claras y ofrecer una vía segura a quienes necesiten comunicar una situación que consideran irregula

Ejemplos prácticos de implementación

La forma de implantar un Canal de denuncias obligatorio no tiene por qué ser exactamente la misma en todas las organizaciones. El tamaño de la plantilla, la estructura interna, el número de centros de trabajo o la existencia de diferentes sociedades pueden hacer que las necesidades sean muy distintas.

Empresa mediana (50‑200 empleados)

En una empresa de este tamaño, la implantación puede comenzar definiendo quién será el Responsable del Sistema y cómo se gestionarán las comunicaciones recibidas. A partir de ahí se selecciona la herramienta, se establece el procedimiento interno y se informa a la plantilla sobre la existencia y funcionamiento del canal.

La tecnología debería facilitar el trabajo, no complicarlo. Una empresa con una estructura relativamente sencilla puede utilizar una plataforma que centralice las comunicaciones, controle los accesos y permita realizar el seguimiento de cada expediente sin necesidad de desarrollar un sistema propio.

También existe cierta flexibilidad para este tipo de organizaciones. La Ley 2/2023 permite que las personas jurídicas del sector privado que tengan entre 50 y 249 trabajadores compartan el Sistema interno de información y los recursos destinados a gestionar las comunicaciones, siempre que se respeten las garantías establecidas por la normativa.

Una vez implantado, conviene comprobar periódicamente que el canal continúa siendo accesible, que las personas responsables conocen el procedimiento y que los casos recibidos pueden gestionarse dentro de los plazos establecidos.

Gran empresa (>250 empleados)

En organizaciones de mayor tamaño, el reto suele estar menos en habilitar el canal y más en conseguir que funcione correctamente dentro de una estructura más compleja.

Una compañía con diferentes departamentos, centros de trabajo o sociedades puede necesitar establecer distintos niveles de acceso, definir cómo se derivan las comunicaciones y determinar qué personas intervienen en cada investigación.

También cobra mayor importancia la coordinación interna entre las áreas que puedan participar en determinados expedientes, como compliance, asesoría jurídica, recursos humanos o protección de datos. Esto debe hacerse sin ampliar innecesariamente el número de personas que acceden a información confidencial.

En estos casos, una plataforma tecnológica puede facilitar la clasificación y seguimiento de las comunicaciones, mantener un historial de las actuaciones realizadas y controlar quién puede consultar cada expediente.

La AIPI no forma parte de esta gestión interna ordinaria. Es una autoridad independiente que, entre otras funciones, gestiona el canal externo de información, adopta medidas de protección del informante dentro de sus competencias y tramita procedimientos sancionadores

Coste estimado y opciones de proveedores

No existe un precio único para implantar un Canal de denuncias obligatorio. El coste depende de las características de la empresa y del tipo de servicio contratado.

Una organización pequeña o mediana puede necesitar únicamente una plataforma para recibir y gestionar las comunicaciones, mientras que otra empresa puede buscar un servicio más amplio que incluya asesoramiento durante la implantación, configuración del procedimiento, formación, soporte o incluso gestión externalizada.

Por eso, al comparar proveedores conviene mirar algo más que la cuota mensual o anual. La empresa debería comprobar qué incluye realmente el servicio, cómo se almacenan y protegen los datos, qué opciones de anonimato ofrece la plataforma, cómo se controlan los accesos y qué soporte existe cuando llega una comunicación.

También conviene comprobar la experiencia del proveedor en este tipo de sistemas y si la solución se adapta a los requisitos de la Ley 2/2023. La tecnología puede simplificar mucho la gestión, pero por sí sola no convierte un canal en un sistema correctamente implantado.

El precio, por tanto, debería analizarse en función de las necesidades reales de la organización. Una solución sencilla puede ser suficiente para determinadas empresas, mientras que estructuras más complejas pueden necesitar más funcionalidades, soporte o asesoramiento especializado.

Buenas prácticas y errores comunes

El canal de denuncias obligatorio es fundamental para garantizar la transparencia y la integridad dentro de las organizaciones. Buenas prácticas como mantener la confidencialidad y actualizar protocolos son clave.

Otras prácticas recomendadas incluyen formar al personal, realizar auditorías internas y revisar periodicamente la normativa. De esta manera, se evitan errores comunes como la falta de anonimato o la ausencia de un responsable designado.

El Canal de denuncias obligatorio debe integrarse con el sistema de gestión de riesgos para ser efectivo. La comunicación inadecuada y no respetar los plazos establecidos son errores frecuentes que deben evitarse.

Para asegurar el funcionamiento adecuado del Canal de denuncias obligatorio, es crucial seguir buenas prácticas y aprender de los errores comunes. Un checklist rápido puede ayudar a verificar la implementación correcta.

El Canal de denuncias obligatorio requiere atención constante para su efectividad. Al seguir estas recomendaciones, las organizaciones pueden evitar problemas y garantizar un ambiente de trabajo ético y transparente.