Canal ético en empresas: Qué es y cómo implementarlo

Contar con un canal ético en empresas permite detectar situaciones que, de otro modo, pueden pasar desapercibidas durante mucho tiempo. Fraudes, casos de acoso, conflictos internos o determinados incumplimientos pueden comunicarse a través de este sistema antes de que terminen convirtiéndose en un problema mayor para la organización.

En la práctica, se trata de una vía para que trabajadores y otras personas relacionadas con la empresa puedan informar sobre posibles irregularidades de forma confidencial y segura. Además, la Ley 2/2023 establece la obligación de disponer de un sistema interno de información para las empresas de 50 o más trabajadores, entre otros supuestos contemplados por la normativa.

Pero tener un canal habilitado no significa necesariamente que esté bien implementado. Hay cuestiones importantes que deben resolverse desde el principio: quién recibe las comunicaciones, cómo se protege la identidad del informante, qué ocurre después de recibir una denuncia o cómo se realiza el seguimiento de cada caso.

La tecnología puede facilitar buena parte de este trabajo, especialmente cuando permite centralizar las comunicaciones, mantener un registro adecuado y gestionar cada expediente sin comprometer la confidencialidad. Por eso, antes de poner en marcha un canal ético en empresas, merece la pena conocer qué requisitos debe cumplir y cómo organizarlo para que realmente resulte útil.

¿Qué es el canal ético de una empresa?

¿Qué es el canal ético de una empresa?

Para entender qué es el canal ético de una empresa, podemos definirlo como un sistema interno que permite a empleados, colaboradores, proveedores y otras personas relacionadas con la organización comunicar posibles irregularidades, incumplimientos o conductas contrarias a la normativa y a las políticas internas. Como explica la Agencia EFE, este tipo de canal facilita que las comunicaciones puedan realizarse de forma confidencial o anónima.

Su objetivo es ofrecer una vía segura para informar sobre situaciones como fraude, corrupción, acoso laboral, uso indebido de información, conflictos de interés o cualquier otra conducta que pueda suponer un riesgo para la empresa o para las personas que forman parte de ella.

A diferencia de un simple formulario de contacto, un canal ético debe contar con un procedimiento definido para recibir, analizar y gestionar las comunicaciones. Por eso, entender qué es un canal de denuncias compliance y cómo debe gestionarse resulta especialmente importante para las organizaciones que quieren implantar correctamente este sistema.

El procedimiento debe establecer quién tiene acceso a la información, cómo se protege la identidad del informante, qué pasos se siguen durante una investigación y cómo se realiza el seguimiento de cada expediente.

En España, además, este tipo de sistemas tiene una relevancia especial desde la entrada en vigor de la Ley 2/2023, que obliga a determinadas organizaciones, entre ellas las empresas con 50 o más trabajadores, a disponer de un sistema interno de información. En estos casos, contar con un canal de denuncia obligatorio implica cumplir una serie de requisitos relacionados con la confidencialidad, la gestión de las comunicaciones y la protección del informante.

Por tanto, saber qué es el canal ético de una empresa implica entender que no se trata únicamente de una herramienta para recibir denuncias. Bien implementado, también funciona como un mecanismo preventivo que permite detectar riesgos internos, corregir malas prácticas y reforzar una cultura empresarial basada en la transparencia y el cumplimiento.

Marco legal y obligatoriedad de canal ético en empresas

El marco legal del canal ético en empresas viene marcado principalmente por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que incorporó al ordenamiento español la Directiva (UE) 2019/1937. Esta normativa establece qué organizaciones deben disponer de un sistema interno de información y fija las condiciones básicas que debe cumplir para proteger a las personas que comuniquen posibles infracciones.

Con carácter general, están obligadas las empresas que tengan 50 o más trabajadores, aunque también existen determinados sectores en los que esta obligación puede aplicarse con independencia del tamaño de la plantilla. Por eso, antes de implantar un canal, conviene comprobar qué requisitos afectan específicamente a cada organización

Ley 2/2023 y la Directiva UE 2019/1937

La Ley 2/2023 y la Directiva (UE) 2019/1937 constituyen la base legal de los sistemas internos de información en España. Su finalidad es facilitar que determinadas irregularidades puedan comunicarse de forma segura y, al mismo tiempo, proteger a las personas que deciden informar sobre ellas.

Uno de los aspectos más importantes de la normativa de canal ético es la confidencialidad. La empresa debe establecer medidas que impidan el acceso indebido a la información y garanticen un tratamiento adecuado de los datos personales. En este punto también entran en juego las obligaciones previstas en materia de protección de datos, especialmente las relacionadas con el acceso, conservación y gestión de la información recibida.

Por este motivo, un canal ético en empresas no debería limitarse a ofrecer un simple formulario para enviar denuncias. Es necesario definir quién puede acceder a las comunicaciones, cómo se investigan los hechos, durante cuánto tiempo se conserva la información y qué medidas se aplican para proteger a las personas implicadas.

Además, la Ley 2/2023 establece una serie de requisitos que las organizaciones obligadas deben tener en cuenta a la hora de implantar y gestionar su sistema interno de información. Conocerlos desde el principio ayuda a evitar errores y permite crear un canal que resulte realmente útil cuando sea necesario utilizarlo.

Funcionamiento paso a paso del canal ético en empresas

El funcionamiento de un canal ético en empresas debe estar pensado para que cualquier comunicación pueda recibirse, analizarse y gestionarse de forma segura. No se trata simplemente de habilitar un formulario, sino de establecer un procedimiento claro desde que llega una información hasta que el caso se revisa y, en su caso, se cierra. Además, para determinadas organizaciones disponer de un canal de denuncia obligatorio forma parte de las exigencias establecidas por la normativa.

El proceso comienza cuando una persona comunica una posible irregularidad a través de alguno de los medios habilitados por la organización. La Ley 2/2023 permite que estas comunicaciones puedan realizarse por escrito o verbalmente y, cuando se solicita, también mediante una reunión presencial. Una vez recibida la información, el informante debe recibir un acuse de recibo en un plazo máximo de siete días naturales, salvo que hacerlo pueda poner en riesgo la confidencialidad de la comunicación.

A partir de ese momento se revisa la información aportada para determinar si corresponde iniciar actuaciones de investigación. Si existen elementos suficientes, se analiza lo ocurrido, se recopila la información necesaria y se mantiene, cuando resulte conveniente, la comunicación con la persona informante.

La normativa establece un plazo máximo de tres meses para dar respuesta a las actuaciones de investigación. Este periodo comienza, con carácter general, desde la recepción de la comunicación y puede ampliarse hasta otros tres meses cuando el caso presente una especial complejidad.

Una vez realizadas las comprobaciones necesarias, se adoptan las medidas que correspondan y se procede al cierre del expediente. Para que un canal ético en empresas funcione de verdad, tan importante como disponer de la herramienta es contar con un procedimiento claro, proteger la confidencialidad de las personas implicadas y gestionar cada comunicación con la diligencia necesaria.

Mejores prácticas y errores comunes

El canal ético en empresas es un elemento clave para fomentar la transparencia y la responsabilidad dentro de una organización. Para implementarlo de manera efectiva, es importante seguir buenas prácticas que garanticen su accesibilidad y confiabilidad como lo son:

• Accesibilidad: el canal debe ser fácil de localizar y utilizar, tanto para empleados como para otras personas que puedan necesitar comunicar una irregularidad.
• Comunicación interna: no basta con tener el canal disponible. La plantilla debe saber que existe, para qué sirve y cómo puede utilizarlo.
• Confidencialidad y confianza: es importante que las personas se sientan seguras al realizar una comunicación y conozcan las medidas utilizadas para proteger su identidad y la información aportada.
• Independencia en la gestión: la persona o equipo responsable del canal ético en empresas debe poder analizar las comunicaciones con objetividad y sin conflictos de interés.
• Información de apoyo: resulta útil facilitar desde el propio canal el acceso a políticas internas, códigos de conducta y otros documentos relacionados.
• Diseño sencillo: una interfaz clara y fácil de entender reduce las dudas durante el proceso y facilita que cualquier persona pueda realizar una comunicación correctamente.
• Seguimiento de indicadores: analizar datos como el número de comunicaciones, los tiempos de gestión o los tipos de incidencias permite conocer si el canal está funcionando y detectar posibles mejoras.

Entre los errores habituales canal ético también encontramos algunos problemas que pueden reducir notablemente su eficacia:

• Ubicar el canal en una zona de la web difícil de encontrar.
• Utilizar nombres poco claros que hagan dudar sobre su finalidad.
• Crear procesos demasiado largos o complicados para comunicar una irregularidad.
• No explicar adecuadamente cómo funciona el procedimiento.
• No facilitar el acceso a códigos de conducta o políticas internas.
• No realizar un seguimiento de las comunicaciones recibidas.
• Implantar el canal y no comunicar su existencia a empleados y colaboradores.

Un canal ético en empresas bien planteado debería ser sencillo de utilizar, conocido por las personas que pueden necesitarlo y contar con un procedimiento claro para gestionar cada comunicación. Además de ayudar a detectar posibles irregularidades, puede convertirse en una herramienta útil para identificar problemas internos y mejorar los mecanismos de prevención de la organización.

Guía de implementación práctica

La implementación de un canal ético en empresas es crucial para fomentar una cultura de transparencia y responsabilidad. Un canal ético empresas permite a los empleados denunciar irregularidades de manera segura y confidencial.

Para crear un canal ético, es fundamental seguir una guía de implementación práctica. Esto incluye el diagnóstico, la designación del responsable, la selección de una herramienta tecnológica y el desarrollo de políticas claras.

Es importante adaptar la herramienta a la normativa y a la cultura corporativa de cada empresa. La implementación canal ético requiere un enfoque personalizado para garantizar su efectividad.