Canal de denuncias cumplimiento legal: guía completa, uso y multas

El Canal de denuncias cumplimiento legal permite que empleados y otras personas vinculadas con una organización comuniquen posibles irregularidades a través de una vía segura. En España, la Ley 2/2023 establece qué entidades deben disponer de un Sistema interno de información y qué garantías deben respetarse durante la recepción y gestión de las comunicaciones.

Uno de los aspectos más importantes es la protección de la persona informante. El sistema debe preservar la confidencialidad de su identidad, impedir el acceso de personas no autorizadas y permitir también la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.

Cumplir con esta obligación implica algo más que habilitar un formulario. La empresa debe definir quién gestionará las comunicaciones, cómo se analizarán los hechos, qué plazos deben respetarse y qué medidas se aplicarán para proteger tanto al informante como a las demás personas afectadas.

A lo largo de esta guía veremos qué exige la Ley 2/2023, cuándo resulta obligatorio disponer del sistema y qué pasos conviene seguir para poner en marcha un Canal de denuncias cumplimiento legal correctamente adaptado a la organización.

Qué es el canal de denuncias cumplimiento legal

El canal de denuncias cumplimiento legal forma parte de las medidas previstas por la Ley 2/2023 para que determinadas irregularidades puedan comunicarse de forma segura. La norma, que incorpora al ordenamiento español la Directiva (UE) 2019/1937, establece además una serie de garantías para proteger a las personas que informan sobre infracciones incluidas dentro de su ámbito de aplicación.

Las comunicaciones pueden realizarse a través del sistema interno de la organización o mediante el canal externo gestionado por la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), dentro de sus respectivas competencias. La legislación también prohíbe expresamente las represalias contra las personas que cumplan los requisitos establecidos para recibir protección. Una vez transcurridos dos años, esta protección puede ampliarse de manera excepcional cuando existan motivos que lo justifiquen.

El objetivo es que una persona pueda comunicar posibles infracciones sin exponerse innecesariamente y que exista un procedimiento definido para analizar la información recibida. La confidencialidad de la identidad del informante y de las personas afectadas es, por tanto, uno de los aspectos que deben cuidarse durante todo el proceso.

Si quieres profundizar en cómo debe implantarse este sistema dentro de una organización, puedes consultar nuestra guía sobre Canal ético en empresas.

En la práctica, disponer de un canal de denuncias cumplimiento legal no debería reducirse a habilitar una vía para recibir comunicaciones. También implica establecer responsabilidades, proteger la información y contar con un procedimiento que permita gestionar cada caso de forma ordenada y conforme a la normativa.

Obligados y plazos de implantación según la Ley 2/2023

La Ley 2/2023 establece qué organizaciones están obligadas a disponer de un sistema interno de información. En el sector privado, esta obligación afecta con carácter general a las empresas que tengan 50 o más trabajadores, aunque también existen determinados sectores sujetos a la norma con independencia del tamaño de la plantilla, como ocurre en algunos ámbitos relacionados con los servicios financieros o la prevención del blanqueo de capitales.

Los plazos iniciales de adaptación finalizaron en 2023. Las entidades incluidas en el plazo general debían tener implantado su sistema en junio de ese año, mientras que las empresas privadas con 249 trabajadores o menos dispusieron hasta el 1 de diciembre de 2023. El Canal de denuncias cumplimiento legal forma parte de este sistema interno de información, pero no es su único elemento. La empresa también debe contar con un Responsable del Sistema y con un procedimiento definido para recibir, gestionar y dar seguimiento a las comunicaciones.

Además, la información sobre el funcionamiento del sistema debe ser clara y accesible. La normativa exige también informar sobre los canales externos disponibles y establece que el nombramiento o cese del Responsable del Sistema debe comunicarse a la autoridad competente dentro del plazo previsto legalmente.

Por eso, implantar correctamente un Canal de denuncias cumplimiento legal no consiste únicamente en habilitar una plataforma. La organización debe asegurarse de que exista un procedimiento real detrás, con responsabilidades definidas y garantías suficientes para gestionar cada comunicación conforme a la Ley 2/2023.

Cómo se usa el canal de denuncias interno

Un canal de denuncias interno es la vía que permite comunicar posibles irregularidades dentro de una organización. Forma parte del sistema interno de información y, para las entidades obligadas por la Ley 2/2023, debe ofrecer garantías suficientes de confidencialidad, seguridad y protección de los datos.

La comunicación puede realizarse por escrito o verbalmente a través de los medios que haya habilitado la organización. Además, la normativa permite presentar comunicaciones anónimas y solicitar una reunión presencial para explicar los hechos.

Una vez recibida la información, comienza su tramitación. El proceso puede resumirse en varias fases:

• Recepción de la comunicación. La información llega a través de alguno de los medios habilitados por la empresa.
• Acuse de recibo. Cuando corresponda, debe enviarse en un máximo de siete días naturales, salvo que pueda ponerse en riesgo la confidencialidad.
• Análisis inicial. Se revisan los hechos comunicados y se determina si es necesario realizar actuaciones adicionales.
• Investigación. Si procede, se recopila información y se realizan las comprobaciones necesarias.
• Respuesta y cierre. El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación es, con carácter general, de tres meses, ampliable hasta otros tres cuando el caso sea especialmente complejo.

Durante todo el procedimiento debe protegerse la identidad del informante y evitar el acceso a la información por parte de personas no autorizadas. La Ley 2/2023 también prohíbe expresamente las represalias contra las personas que cumplan las condiciones establecidas para recibir protección. Una vez transcurridos dos años, esa protección puede ampliarse excepcionalmente cuando existan motivos que lo justifiquen.

En cuanto a los datos personales, evitaría afirmar simplemente que pueden conservarse durante diez años. La ley establece que solo deben mantenerse durante el tiempo necesario y proporcionado. Además, si transcurren tres meses desde la recepción de una comunicación sin que se hayan iniciado actuaciones de investigación, los datos deben suprimirse del sistema, salvo determinados supuestos previstos por la norma. El límite de diez años se aplica como máximo a los datos conservados en el libro-registro de informaciones e investigaciones.

Un canal de denuncias cumplimiento legal necesita, por tanto, un procedimiento real detrás de la plataforma: recepción, análisis, investigación, protección de las personas implicadas y seguimiento de cada comunicación hasta su cierre.

Canal externo y la Autoridad Independiente de Protección del Informante

El canal interno de la empresa no es la única vía disponible. Una persona que haya conocido una posible infracción en un contexto laboral o profesional también puede acudir directamente al canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AIPI) o, cuando corresponda, a la autoridad autonóma competente. No es necesario haber utilizado previamente el canal interno.

Esta vía puede resultar especialmente útil cuando el informante prefiere que los hechos sean analizados fuera de la organización. La comunicación puede realizarse por escrito o verbalmente y también existe la posibilidad de presentarla de forma anónima. Si la persona decide identificarse, su identidad debe mantenerse reservada en los términos previstos por la Ley 2/2023.

Una vez recibida la información, la autoridad la registra y realiza un análisis inicial para comprobar si los hechos se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la ley. A partir de ahí puede iniciar las actuaciones correspondientes, inadmitir la comunicación cuando no reúna los requisitos establecidos o trasladarla al organismo competente cuando proceda.

Conviene, por tanto, diferenciar ambas vías. El canal de denuncias cumplimiento legal de una empresa forma parte de su Sistema interno de información, mientras que el canal externo está gestionado por una autoridad independiente. El informante puede recurrir a una u otra en función de las circunstancias y de la vía que considere más adecuada.

Por qué usar contar con un Canal de Denuncias Seguro

En el contexto de la Ley 2/2023 y la Directiva UE, es fundamental contar con un canal de denuncias seguro y eficaz. Un Canal de Denuncias es un proveedor especializado en la implantación y gestión de canales de denuncias cumplimiento legal, con experiencia certificada y una plataforma tecnológica que garantiza anonimato y trazabilidad.

Su plataforma ofrece soporte jurídico para la correcta aplicación de la Ley 2/2023 y la Directiva UE, lo que reduce los riesgos de incumplimiento y multas. Además, cuenta con herramientas de reporte y auditoría para garantizar la transparencia y el cumplimiento.

Una de las ventajas competitivas de canaldedenunciasseguro.es es la independencia de su responsable del sistema, lo que reduce los riesgos de represalias internas. Esto permite a las organizaciones cumplir con la normativa de manera segura y eficaz.

Para más información sobre cómo funciona un canal de denuncias compliance, puede visitar Canal de denuncias compliance.