Plataforma canal de denuncias Ley 2/2023: guía para empresas

Contar con una plataforma canal de denuncias Ley 2/2023 permite a las organizaciones disponer de una vía segura para recibir y gestionar comunicaciones sobre posibles irregularidades. Este tipo de herramienta facilita la protección del informante, la confidencialidad de la información y el seguimiento de cada caso desde que se recibe hasta su cierre.

La normativa contempla tanto un sistema interno de información, gestionado dentro de la organización, como un canal externo al que puede acudir el informante. Para las empresas obligadas, disponer de un sistema correctamente implantado es una parte importante del cumplimiento de la Ley 2/2023.

Además de facilitar la gestión, una plataforma digital permite mantener la trazabilidad de las comunicaciones, controlar los accesos y organizar la documentación relacionada con cada expediente. Todo ello ayuda a que la gestión resulte más clara tanto para las personas responsables como para quienes utilizan el canal.

Si quiere conocer primero los conceptos básicos, puede consultar nuestra guía sobre qué es el canal de denuncias, donde explicamos su funcionamiento y los principales aspectos que deben tenerse en cuenta.

Qué es la Ley 2/2023 y su marco normativo

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, regula la protección de las personas que informan sobre determinadas infracciones y establece medidas orientadas a luchar contra la corrupción. Esta norma incorporó al ordenamiento español la Directiva (UE) 2019/1937 y definió las principales obligaciones relacionadas con los sistemas internos de información.

Su objetivo es que una persona pueda comunicar determinados hechos conocidos en un contexto laboral o profesional sin quedar desprotegida por hacerlo. Para ello, la normativa establece garantías relacionadas con la confidencialidad, la protección frente a represalias y la gestión de las comunicaciones.

En el sector privado, la obligación afecta con carácter general a las empresas con 50 o más trabajadores, aunque existen otros supuestos contemplados por la propia ley. El sector público también está incluido dentro de su ámbito de aplicación. La normativa establece además un régimen sancionador para los incumplimientos. En los casos más graves, las sanciones pueden alcanzar los 300.000 euros para personas físicas y hasta 1.000.000 de euros para personas jurídicas.

Una plataforma canal de denuncias Ley 2/2023 puede facilitar la aplicación práctica de estas obligaciones al centralizar las comunicaciones y proporcionar herramientas para gestionar cada expediente de forma segura. Puede consultar el contenido completo de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

Cómo funciona el canal de denuncias: sistema interno y externo

La Ley 2/2023 contempla diferentes vías para comunicar posibles irregularidades. Una de ellas es el Sistema interno de información de la propia organización, mientras que otra permite recurrir a un canal externo gestionado por la autoridad competente.

El canal interno debe permitir que las comunicaciones puedan realizarse por escrito o verbalmente a través de los medios establecidos por la organización. También debe contemplar la posibilidad de presentar comunicaciones anónimas.

Una vez recibida la información, comienza el procedimiento de gestión. La organización debe disponer de responsables y protocolos que permitan analizar los hechos, realizar las comprobaciones necesarias y proteger la confidencialidad de las personas implicadas.

El canal externo, por su parte, ofrece al informante la posibilidad de trasladar la comunicación fuera de la propia organización. Esta vía está gestionada por la Autoridad Independiente de Protección del Informante dentro de su ámbito de competencias.

La existencia de ambas opciones permite que cada persona valore qué vía considera más adecuada para comunicar los hechos. Puede ampliar esta información en este recurso sobre la Ley 2/2023 y el canal de denuncias.

Obligaciones de las empresas bajo la Ley 2/2023

Las organizaciones incluidas dentro de los supuestos establecidos por la normativa deben contar con un Sistema interno de información correctamente implantado.

Uno de los criterios más conocidos es el número de trabajadores. Con carácter general, las empresas privadas con 50 o más empleados están obligadas a disponer del sistema, aunque existen otros casos en los que la obligación puede aplicarse independientemente del tamaño de la plantilla.

Los plazos iniciales de implantación finalizaron durante 2023. Las organizaciones incluidas en el plazo general tuvieron que adaptar sus sistemas en junio, mientras que las empresas privadas con 249 trabajadores o menos dispusieron hasta el 1 de diciembre de ese mismo año.

Además de habilitar el canal, la empresa debe establecer un procedimiento que determine cómo se reciben y gestionan las comunicaciones. Entre los aspectos que conviene tener en cuenta se encuentran:

• La protección de la confidencialidad.
• La posibilidad de presentar comunicaciones anónimas.
• La designación del Responsable del Sistema.
• El control de las personas que pueden acceder a cada expediente.
• El envío del acuse de recibo dentro del plazo establecido cuando corresponda.
• La gestión de las actuaciones de investigación dentro de los plazos previstos.
• La protección frente a posibles represalias.

Una plataforma canal de denuncias Ley 2/2023 puede facilitar muchas de estas tareas, especialmente el seguimiento de plazos, la organización de la información y el control de accesos. Puede consultar también estos requisitos para disponer de un canal de denuncias conforme a la ley.

Para qué sirve el canal de denuncias: beneficios y protección

El canal permite que determinadas situaciones puedan conocerse antes de que terminen convirtiéndose en un problema mayor para la organización. Un empleado, proveedor o colaborador puede detectar una posible irregularidad y no saber a quién trasladarla. Disponer de una vía específica facilita que esta información llegue a las personas encargadas de analizarla.

Entre los principales beneficios se encuentran:

• Detectar posibles irregularidades en una fase temprana.
• Disponer de un procedimiento claro para gestionar las comunicaciones.
• Facilitar el seguimiento de cada expediente.
• Reducir el riesgo de que determinadas situaciones queden sin analizar.
• Reforzar los mecanismos internos de prevención.
• Ofrecer una vía segura a las personas que necesiten comunicar determinados hechos.

La protección de la persona informante es especialmente importante. El sistema debe preservar la confidencialidad de su identidad y evitar que personas no autorizadas puedan acceder a la información.

La normativa también contempla la posibilidad de presentar comunicaciones anónimas y establece medidas de protección frente a represalias cuando se cumplen los requisitos establecidos.

Por tanto, una plataforma canal de denuncias Ley 2/2023 no debería entenderse únicamente como una herramienta para cumplir formalmente la normativa. Bien implantada, puede ayudar a que la organización conozca antes determinados problemas y tenga un procedimiento para actuar.

Implementación de una plataforma de canal de denuncias

Implantar una plataforma requiere algo más que contratar un software y publicar un enlace en la página web. El primer paso consiste en analizar las necesidades de la organización. El número de trabajadores, la estructura interna, las personas que gestionarán las comunicaciones o la existencia de diferentes centros de trabajo pueden influir en la configuración del sistema.

A partir de ahí conviene definir varios aspectos:

• Quién será el Responsable del Sistema.
• Qué personas podrán acceder a las comunicaciones.
• Qué medios estarán disponibles para presentar información.
• Cómo se realizará el seguimiento de los expedientes.
• Qué procedimiento se utilizará para investigar los hechos.
• Cómo se gestionarán los plazos.
• Qué medidas se aplicarán para proteger la información.

La plataforma puede llegar a contener información especialmente sensible, por lo que deben existir controles de acceso y medidas adecuadas para evitar consultas no autorizadas. También es recomendable formar a las personas encargadas de gestionar el canal. La tecnología puede simplificar muchas tareas, pero quienes intervienen en el procedimiento deben saber qué hacer cuando llega una comunicación.

Puede consultar esta explicación general sobre canal de denuncias obligatorio para conocer otros aspectos relacionados con su implantación. Al respecto, una plataforma canal de denuncias Ley 2/2023 correctamente configurada debe adaptarse al funcionamiento real de la organización y facilitar la gestión de las comunicaciones sin añadir complejidad innecesaria.

Errores frecuentes y buenas prácticas

Uno de los errores más habituales consiste en pensar que disponer de la plataforma es suficiente. La herramienta es importante, pero debe existir un procedimiento detrás que determine quién recibe las comunicaciones, qué ocurre después y cómo se documentan las actuaciones.

Entre los errores que conviene evitar se encuentran:

• No comunicar correctamente la existencia del canal.
• Crear un procedimiento demasiado complicado.
• No definir quién gestiona cada expediente.
• Permitir un acceso excesivo a información confidencial.
• No realizar un seguimiento adecuado de los plazos.
• No establecer protocolos de actuación.
• Descuidar la formación de las personas responsables.
• No revisar periódicamente el funcionamiento del sistema.

Otro aspecto importante es el anonimato. La plataforma debe permitir gestionar comunicaciones anónimas y mantener un sistema que permita realizar el seguimiento del expediente sin obligar al informante a revelar su identidad.

Un software de canal de denuncias en España puede facilitar este proceso mediante funciones destinadas a centralizar las comunicaciones, controlar los accesos y realizar el seguimiento de cada caso.

Las buenas prácticas también incluyen revisar periódicamente el funcionamiento del sistema. Analizar tiempos de respuesta, número de comunicaciones o incidencias detectadas puede ayudar a encontrar puntos de mejora.

Una plataforma canal de denuncias Ley 2/2023 debe evolucionar junto con la organización. Si cambia la estructura de la empresa, aumentan los usuarios o aparecen nuevas necesidades, puede ser necesario adaptar también el procedimiento.

Ventajas de nuestra solución de plataforma de denuncias

Utilizar una plataforma especializada permite reunir en un único entorno buena parte de las tareas asociadas a la gestión del canal.

En lugar de trabajar con correos electrónicos, documentos independientes o registros manuales, las comunicaciones pueden mantenerse organizadas dentro de cada expediente.

Entre las principales ventajas se encuentran:

• Una interfaz sencilla para presentar comunicaciones.
• Gestión centralizada de los expedientes.
• Control de accesos según los permisos definidos.
• Seguimiento de las actuaciones realizadas.
• Gestión de comunicaciones anónimas.
• Organización de documentos relacionados con cada caso.
• Avisos y control de plazos.
• Posibilidades de personalización según las necesidades de la empresa.

La plataforma también puede facilitar la elaboración de informes y el análisis del funcionamiento del canal, permitiendo detectar posibles mejoras en los procedimientos internos.

Para profundizar en cómo debe integrarse este tipo de sistema dentro de una organización puede consultar nuestra guía sobre Canal ético en empresas.

Nuestra Plataforma canal de denuncias Ley 2/2023 está orientada a que las empresas puedan gestionar las comunicaciones de una forma más sencilla, manteniendo organizados los expedientes y facilitando el seguimiento de cada caso.

Conclusión y próximos pasos

Cumplir con la Ley 2/2023 implica algo más que habilitar un formulario donde recibir comunicaciones. La empresa necesita establecer responsabilidades, procedimientos y medidas que permitan gestionar correctamente cada caso.

Una plataforma especializada puede simplificar buena parte de este trabajo al centralizar la información, controlar los accesos y facilitar el seguimiento de las actuaciones.

Antes de implantarla conviene analizar las necesidades reales de la organización, definir quién será responsable de su gestión y comprobar que el sistema elegido se adapta a los procedimientos internos.

También resulta importante comunicar su existencia a empleados y demás personas que puedan utilizarlo. Un canal desconocido o difícil de encontrar difícilmente cumplirá su función.

Si su organización se encuentra dentro de los supuestos previstos por la normativa, puede ampliar información en nuestra guía sobre canal de denuncias obligatorio.

Elegir una Plataforma canal de denuncias Ley 2/2023 adecuada permite disponer de una base tecnológica sobre la que organizar todo este proceso y facilita que las comunicaciones puedan gestionarse de forma más clara, segura y ordenada.