Qué hacer cuando una denuncia interna es falsa

No prejuzgar al informante: el primer principio

Qué hacer cuando una denuncia interna es falsa

La primera reacción de la empresa no debería depender de si la comunicación parece creíble, exagerada o difícil de demostrar. En el momento en que llega una denuncia todavía no se conocen todos los hechos, de modo que calificarla inmediatamente como verdadera o falsa puede condicionar toda la investigación posterior y generar decisiones precipitadas.

La Ley 2/2023 protege a las personas que, entre otros requisitos, tengan motivos razonables para pensar que la información comunicada era veraz en el momento de realizarla, incluso aunque no dispongan de pruebas concluyentes. Esto significa que una investigación que termina sin confirmar los hechos no convierte automáticamente al informante en alguien que haya utilizado el canal de mala fe.

Al mismo tiempo, la persona afectada por la comunicación también debe ser protegida. La presunción de inocencia, el derecho de defensa y la confidencialidad forman parte de las garantías que deben mantenerse durante la tramitación del expediente, precisamente porque una acusación todavía no constituye una prueba.

Por eso, la neutralidad no consiste en creer al informante por defecto ni en defender automáticamente a la persona denunciada. Consiste en permitir que sean las evidencias obtenidas durante el procedimiento las que determinen qué ocurrió.

Puede ampliar este marco de protección en nuestra guía sobre la Ley de Protección del Informante en España.

Cómo iniciar una investigación interna objetiva

Cuando una comunicación contiene hechos suficientemente concretos para ser analizados, la investigación debería comenzar con una definición clara de quién la gestionará y qué información necesita comprobarse. La persona responsable no debería mantener intereses directos en el asunto ni encontrarse en una posición que pueda comprometer su independencia.

En determinadas organizaciones será suficiente con la intervención del Responsable del Sistema, mientras que en asuntos más complejos puede resultar necesario incorporar a asesoría jurídica, compliance, Recursos Humanos u otros profesionales especializados. Lo importante es que la participación de cada persona responda a una necesidad real y que el acceso al expediente quede limitado.

La investigación tampoco debería partir de la hipótesis de que el informante miente. El objetivo consiste en contrastar los hechos comunicados con información disponible dentro y fuera de la organización, identificar posibles contradicciones y construir una conclusión razonada.

Cuanto más claro sea el procedimiento, menor será el riesgo de que las decisiones terminen dependiendo de impresiones personales.

Definir el alcance y los objetivos de la investigación

Uno de los primeros pasos consiste en transformar la comunicación recibida en preguntas concretas que puedan comprobarse. Si alguien afirma que se están manipulando determinadas facturas, por ejemplo, la investigación debería determinar qué operaciones están implicadas, durante qué periodo, qué personas han intervenido y qué documentación puede confirmar o descartar esa posibilidad.

Definir correctamente el alcance evita convertir la investigación en una revisión indiscriminada de toda la actividad de una persona o departamento. También permite utilizar mejor los recursos y reduce el tratamiento innecesario de información personal que no guarda relación con los hechos comunicados.

El alcance puede ampliarse si aparecen nuevas evidencias, pero cualquier cambio debería responder a una razón documentada. De esta forma resulta más sencillo demostrar posteriormente qué se investigó, por qué se hizo y cómo se alcanzaron las conclusiones.

Recopilar evidencias de forma sistemática

La calidad de una investigación depende en gran medida de la calidad de las evidencias utilizadas. Documentos, registros corporativos, comunicaciones, testimonios o información procedente de sistemas internos pueden aportar contexto, pero deben obtenerse respetando la legislación y los propios procedimientos de la organización.

Además de recopilar información favorable a la hipótesis inicial, deben revisarse también los elementos que puedan contradecirla. Si únicamente se buscan pruebas destinadas a confirmar la denuncia, existe el riesgo de construir una investigación sesgada.

Cada evidencia relevante debería poder relacionarse con el expediente y con las actuaciones realizadas. No se trata de generar documentación innecesaria, sino de permitir que otra persona autorizada pueda comprender posteriormente cómo se llegó a una determinada conclusión.

Este enfoque resulta especialmente importante cuando después debe decidirse si una comunicación era realmente falsa o simplemente no pudo corroborarse.

Documentar la investigación y mantener la trazabilidad

Cuando se analiza qué hacer cuando una denuncia interna es falsa, la documentación adquiere todavía más importancia, porque cualquier decisión posterior debería poder apoyarse en lo que realmente se ha comprobado durante el procedimiento.

El expediente puede recoger la fecha de recepción, las personas responsables, las actuaciones realizadas, la documentación revisada, las solicitudes de información adicional y las conclusiones alcanzadas.

Una plataforma especializada facilita esta trazabilidad al concentrar la información dentro de un mismo entorno y evitar que las decisiones queden repartidas entre correos electrónicos o documentos independientes.

También conviene dejar constancia de las razones por las que una determinada línea de investigación se cierra o una evidencia se considera insuficiente. Si meses después surge una reclamación o una revisión interna, disponer únicamente de una conclusión del tipo “denuncia falsa” aportará muy poca información sobre cómo se llegó hasta ella.

Una buena trazabilidad protege a todas las partes y permite demostrar que la organización actuó con diligencia, sin anticipar conclusiones ni tomar decisiones basadas únicamente en percepciones.

Mantener la confidencialidad de todas las partes

La confidencialidad sigue siendo necesaria aunque durante la investigación empiecen a surgir indicios de que la comunicación podría no ser cierta. Difundir dentro de la empresa que una persona ha presentado una denuncia aparentemente falsa puede perjudicar su reputación antes de que exista una conclusión definitiva y, además, deteriorar la confianza del resto de trabajadores en el canal.

Lo mismo ocurre con la persona denunciada. Una acusación puede afectar seriamente a sus relaciones profesionales incluso cuando posteriormente se demuestra que los hechos no sucedieron. Por eso, la información sobre el expediente debería limitarse a quienes realmente necesiten conocerla para desarrollar las actuaciones correspondientes.

La confidencialidad también ayuda a evitar conversaciones informales, rumores y enfrentamientos entre las personas implicadas. Si cada fase se gestiona dentro del procedimiento establecido, resulta mucho más fácil proteger tanto la investigación como los derechos individuales.

Cuando la comunicación se haya realizado sin identificación, la organización debe respetar además las garantías correspondientes a las denuncias anónimas.

Una denuncia falsa no es lo mismo que una denuncia no probada

Esta diferencia probablemente sea la más importante de todo el artículo.

Imagine que una trabajadora comunica que cree que un superior está favoreciendo a un proveedor con el que mantiene una relación personal. La empresa investiga, revisa la contratación y no consigue demostrar la existencia de esa relación. La denuncia queda sin acreditar, pero eso no significa necesariamente que la trabajadora inventara deliberadamente los hechos.

Puede haber interpretado mal una situación, haber recibido información incompleta o haber tenido motivos razonables para sospechar algo que finalmente no pudo demostrarse.

Un escenario muy diferente sería aquel en el que la investigación acredita que la persona creó documentos falsos, inventó conscientemente acontecimientos que sabía que nunca habían ocurrido o manipuló deliberadamente información para perjudicar a otra persona.

La diferencia está precisamente en el conocimiento y la intención.

Por eso, el simple archivo de una investigación por falta de pruebas nunca debería convertirse automáticamente en una sanción contra quien utilizó el canal. Una política excesivamente agresiva en este punto puede provocar que otras personas dejen de comunicar irregularidades por miedo a ser castigadas si después no consiguen demostrarse.

Qué ocurre cuando se demuestra que la información era falsa

La Ley 2/2023 contempla expresamente la situación en la que se acredita que la información facilitada, o una parte de ella, no es veraz. En esos casos establece reglas específicas para el tratamiento de los datos personales y su supresión, salvo cuando esa falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal y resulte necesario conservar la información durante el procedimiento correspondiente.

Además, comunicar o revelar públicamente información a sabiendas de su falsedad aparece tipificado en la propia Ley 2/2023 como una infracción muy grave.

Esto vuelve a poner el foco en una cuestión fundamental: no basta con que la denuncia sea incorrecta. Debe existir una diferencia clara entre equivocarse al comunicar unos hechos y transmitir conscientemente información falsa.

Antes de adoptar cualquier medida contra el informante, la empresa debería disponer de evidencias suficientes para justificar esa conclusión y valorar las circunstancias concretas del caso.

Posibles consecuencias de una denuncia realizada a sabiendas de su falsedad

Cuando existen evidencias sólidas de que una persona utilizó deliberadamente el canal para comunicar información que sabía falsa, pueden aparecer diferentes responsabilidades dependiendo de las circunstancias.

Dentro de la empresa podrían plantearse medidas disciplinarias cuando exista base jurídica y convencional suficiente para ello. La decisión debería ser proporcional, respetar el procedimiento aplicable y analizarse especialmente desde el punto de vista laboral antes de adoptar una sanción.

Por otra parte, la Ley 2/2023 considera infracción muy grave comunicar o revelar públicamente información a sabiendas de su falsedad. La posible existencia de responsabilidades civiles o penales dependerá de los hechos concretos y no puede presumirse simplemente porque una comunicación haya resultado incorrecta.

Por eso resulta desaconsejable utilizar fórmulas automáticas en la política interna del tipo “toda denuncia falsa será sancionada”. Una redacción más precisa debería distinguir las comunicaciones realizadas de buena fe de aquellas en las que pueda acreditarse que la persona conocía la falsedad de la información.

Proteger al denunciado y al informante durante todo el procedimiento

Una investigación equilibrada debe proteger simultáneamente los derechos de ambas partes. Esto puede parecer contradictorio, pero precisamente esa doble protección es la que evita que el canal se convierta en un mecanismo para señalar personas sin garantías o, en el extremo contrario, en un sistema en el que nadie se atreva a informar.

La persona afectada tiene derecho a la presunción de inocencia y a que su identidad y los hechos comunicados se mantengan dentro de los límites de confidencialidad correspondientes. También debe poder ejercer su derecho de defensa durante el procedimiento en los términos previstos por la normativa.

El informante, por su parte, no debería sufrir represalias simplemente porque los hechos no hayan podido confirmarse. La protección prevista por la Ley 2/2023 se vincula, entre otras condiciones, a que tuviera motivos razonables para pensar que la información era veraz en el momento de comunicarla.

Esta diferencia permite investigar con libertad sin convertir cada expediente archivado en un conflicto entre denunciante y denunciado.

El papel del canal de denuncias ante comunicaciones falsas

Un canal bien configurado facilita mucho la gestión de estas situaciones porque permite conservar la trazabilidad del expediente, limitar los accesos y mantener una comunicación segura con el informante durante la investigación.

Imagine que una denuncia parece contradictoria porque faltan varios datos. Antes de concluir que es falsa, el responsable puede solicitar información adicional. Si la plataforma permite comunicación bidireccional con una persona anónima, incluso puede aclarar las dudas sin conocer su identidad.

También resulta útil disponer de un historial de actuaciones que permita comprobar qué información aportó inicialmente el informante y cómo evolucionó su versión durante el procedimiento. Las contradicciones pueden ser relevantes, pero deben valorarse conjuntamente con las demás evidencias y no utilizarse aisladamente para presumir mala fe.

Si todavía está revisando el sistema de su organización, puede consultar nuestra guía sobre cómo implementar un canal de denuncias eficaz.

Errores frecuentes al gestionar una posible denuncia falsa

Uno de los errores más graves consiste en comunicar demasiado pronto al informante que la empresa considera falsa su denuncia. Además de condicionar las actuaciones posteriores, puede percibirse como una amenaza y dificultar la obtención de información adicional que podría ser relevante.

También resulta problemático cerrar el expediente simplemente porque no existe una prueba documental directa. Muchas investigaciones requieren analizar diferentes fuentes y construir una imagen conjunta de los hechos antes de alcanzar una conclusión.

Otro error consiste en informar a la persona denunciada de quién realizó la comunicación cuando esa identidad no necesita revelarse. Una gestión incorrecta de la confidencialidad puede producir un daño difícil de reparar incluso aunque la investigación haya concluido.

Por último, tampoco debería utilizarse el término “denuncia falsa” como sinónimo de “denuncia archivada”. El lenguaje empleado en los expedientes importa, especialmente cuando posteriormente pueden revisarlos otras personas, asesores o autoridades.

Checklist para saber qué hacer cuando una denuncia interna es falsa

Antes de cerrar un expediente con esta conclusión conviene revisar varios puntos:

1. ¿Se han investigado los hechos con neutralidad?
2. ¿La persona responsable era independiente respecto del asunto?
3. ¿Se han revisado evidencias que apoyaban y contradecían la comunicación?
4. ¿Se ha solicitado información adicional cuando era posible?
5. ¿La conclusión está correctamente documentada?
6. ¿Se ha diferenciado entre falta de pruebas y falsedad?
7. ¿Existen evidencias de que el informante conocía la falsedad de lo comunicado?
8. ¿Se ha protegido la confidencialidad de ambas partes?
9. ¿Las posibles medidas posteriores tienen una base jurídica clara?
10. ¿La decisión puede explicarse y justificarse a partir del expediente?

Si alguna de estas cuestiones no está clara, probablemente sea demasiado pronto para considerar acreditada una denuncia intencionalmente falsa.

Conclusión: qué hacer cuando una denuncia interna es falsa sin dañar el canal

La respuesta a qué hacer cuando una denuncia interna es falsa no debería empezar buscando una sanción, sino asegurándose de que la investigación permite distinguir con claridad lo que realmente ha ocurrido.

Una comunicación puede ser cierta, falsa, parcialmente correcta o simplemente imposible de acreditar con la información disponible. Meter todos estos escenarios dentro de la misma categoría genera riesgos jurídicos y, sobre todo, puede destruir la confianza en el Sistema interno de información.

Cuando sí existen evidencias suficientes de que alguien comunicó deliberadamente información que sabía falsa, la empresa puede valorar las medidas correspondientes, siempre respetando el procedimiento y las garantías aplicables.

Un canal de denuncias correctamente configurado facilita esa tarea al proporcionar trazabilidad, control de accesos, comunicación segura y un historial claro de todo el expediente.

El objetivo final debería ser sencillo: conseguir que las personas puedan informar de posibles irregularidades sin miedo cuando tengan motivos razonables para hacerlo y, al mismo tiempo, que el sistema disponga de herramientas suficientes para detectar y gestionar un uso deliberadamente fraudulento del canal.