Protección de datos denuncia: qué conservar y qué conviene limitar en el canal interno

Un canal interno puede recibir información especialmente delicada. Nombres, correos electrónicos, documentos, conversaciones entre compañeros, datos laborales e incluso referencias a cuestiones personales pueden terminar formando parte de una comunicación. Algunas serán imprescindibles para entender lo ocurrido; otras, en cambio, apenas tendrán relación con los hechos que deben investigarse.

Por eso, cuando hablamos de protección de datos denuncia, la cuestión va mucho más allá de incluir un aviso de privacidad debajo del formulario. Los problemas suelen aparecer después: cuando hay que decidir qué información conservar, quién necesita acceder a ella, durante cuánto tiempo resulta necesaria y qué hacer con datos que finalmente no aportan nada a la investigación.

La Ley 2/2023 establece garantías de confidencialidad y seguridad para el Sistema interno de información. En la práctica, esto obliga a encontrar un equilibrio. El expediente debe conservar suficiente información para que una investigación pueda reconstruirse y justificarse, pero tampoco debería convertirse en un archivo permanente donde se almacene cualquier dato recibido sin valorar su utilidad.

El primer filtro debería ser la utilidad del dato

Cuando una persona presenta una denuncia interna suele contar la situación desde su perspectiva y aportar todo aquello que considera importante. Es lógico. El informante no tiene por qué saber qué documento terminará siendo determinante para la investigación y cuál resultará irrelevante.

La persona encargada de gestionar el expediente sí debería hacer esa valoración. Por ejemplo, una captura de pantalla puede demostrar directamente una conducta denunciada. Una cadena de correos puede ayudar a reconstruir una decisión. Sin embargo, una referencia a la vida privada de otra persona quizá no tenga ninguna relación con el asunto investigado.

La minimización de datos no consiste en borrar información de manera automática nada más recibirla. Consiste en preguntarse qué función cumple dentro del expediente.

Una buena pregunta sería: ¿Este dato ayuda realmente a entender, comprobar o resolver los hechos denunciados? Si la respuesta es sí, existe una razón clara para conservarlo dentro del marco correspondiente. Si simplemente añade información personal sin utilidad para la investigación, conviene valorar si debería mantenerse accesible.

Protección de datos denuncia y acceso

Uno de los puntos más importantes en la gestión de un expediente es determinar quién puede consultar su contenido. En una investigación pueden participar distintas figuras:

• Responsable del Sistema interno de información
• Personal de compliance
• Recursos Humanos
• Asesores jurídicos
• Especialistas externos
• Miembros de dirección en determinados momentos

Que varias personas intervengan en el proceso no significa que todas necesiten acceso completo a cada documento. El criterio más razonable es trabajar según la necesidad de conocimiento.

Si un especialista debe valorar una cuestión técnica, puede recibir la documentación necesaria para realizar ese análisis sin necesidad de conocer todo el historial del informante.

Si se entrevista a un testigo, tampoco necesita leer las declaraciones completas de otras personas antes de responder. Limitar el acceso ayuda a reducir la exposición de los datos y también protege la propia investigación.

Este principio adquiere todavía más importancia cuando existen denuncias anónimas. Aunque el sistema no muestre directamente la identidad del informante, determinados detalles del relato pueden terminar dando pistas sobre quién realizó la comunicación.

Una denuncia anónima también contiene datos personales

A veces se interpreta que, si el informante permanece anónimo, el expediente deja de plantear problemas de privacidad. No es así. Puede que no exista información identificativa de quien comunica los hechos, pero la denuncia probablemente mencione a otras personas como:

• Responsables
• Compañeros
• Testigos
• Clientes
• Proveedores

Incluso una conversación aparentemente anónima puede contener fechas, departamentos, puestos de trabajo o circunstancias que permitan identificar indirectamente a una persona.

Por eso, la gestión de proteccion de datos denuncia debe aplicarse al expediente completo y no únicamente a los datos de quien utiliza el canal.

Los archivos adjuntos suelen contener más información de la necesaria

Muchas veces el formulario no es el punto de mayor riesgo, sino los archivos. Una persona puede adjuntar una hoja de cálculo completa cuando únicamente tres filas están relacionadas con los hechos. También puede reenviar una cadena de correos donde aparecen decenas de personas que no tienen ninguna relación con la denuncia.

Lo mismo sucede con fotografías, informes internos o capturas de herramientas corporativas. Antes de incorporar estos documentos al flujo habitual del expediente conviene revisar qué contienen.

Si solo una parte es relevante, puede valorarse trabajar con una copia limitada, una extracción de la información necesaria o una referencia controlada al documento original.

La idea no es modificar evidencias de manera arbitraria. Se trata de evitar que información completamente ajena a la investigación circule entre personas que no necesitan conocerla.

Diferenciar documentación relevante de información incidental

No todos los datos que aparecen dentro de una denuncia tienen la misma importancia. Podemos encontrar, por ejemplo:

Una preocupación habitual es pensar que eliminar cualquier elemento puede dificultar una futura revisión del expediente. Esa preocupación es comprensible, pero la respuesta no debería ser conservar todo para siempre.

Una trazabilidad adecuada permite reconstruir:

• Qué comunicación se recibió
• Cuándo se recibió
• Qué actuaciones se realizaron
• Qué evidencias resultaron relevantes
• Qué decisiones se adoptaron
• Qué resultado tuvo la investigación

Eso no significa que haya que conservar eternamente cada borrador, cada duplicado o cada documento incidental. La política interna debería diferenciar entre información necesaria para documentar el caso y materiales temporales utilizados durante el trabajo.

La fase inicial y la investigación no requieren exactamente el mismo tratamiento

Los primeros días de una comunicación suelen ser distintos al resto del proceso. En esa fase todavía se está valorando si los hechos corresponden realmente al canal, si existe información suficiente o si la comunicación debe derivarse hacia otra área.

Es lógico que durante ese análisis inicial se mantenga temporalmente determinada información, sin embargo, la situación cambia cuando ya existe una decisión.

Si una comunicación no entra dentro del ámbito del Sistema interno de información, no debería continuar indefinidamente dentro del mismo circuito únicamente porque fue recibida a través del canal.

Del mismo modo, si determinadas partes de la comunicación resultan claramente irrelevantes, conviene aplicar el criterio establecido por la organización.

Esta clase de decisiones debería formar parte del procedimiento y no depender de improvisaciones de cada gestor.

En la guía sobre errores habituales al gestionar una denuncia interna a través de un canal de denuncia se aborda precisamente la importancia de trabajar con criterios claros y evitar que la gestión dependa únicamente de la herramienta utilizada.

El correo electrónico no debería convertirse en un expediente paralelo

Enviar una consulta puntual por correo puede parecer cómodo, pero existe el riesgo de terminar investigando el caso mediante interminables cadenas de mensajes.

Ese sistema dificulta controlar quién recibió cada información y dónde quedan almacenadas las copias. Siempre que sea posible, la documentación relevante debería permanecer dentro de espacios específicamente preparados para gestionar el expediente.

Si una comunicación tiene que salir, conviene hacerlo con una finalidad clara y utilizando únicamente los datos necesarios.

Cuida las comunicaciones con el informante

Los mensajes enviados durante la investigación también forman parte del tratamiento de información.

Un acuse de recibo, una solicitud de aclaración, una petición de documentos, o una comunicación sobre el avance del caso. Todos estos intercambios deberían respetar los mismos criterios de confidencialidad.

Si necesitamos ampliar información, no hace falta revelar aquello que otras personas hayan comunicado.

Por ejemplo, en lugar de indicar:

“Otro trabajador nos ha confirmado que ocurrió también el martes.”

puede preguntarse simplemente:

“¿Recuerda si se produjeron situaciones similares en otras fechas?”

El objetivo de ambas preguntas es similar, pero la segunda evita compartir información innecesaria sobre terceros. Las preguntas frecuentes sobre el canal de denuncias también pueden utilizarse para explicar al informante qué información se solicita, qué puede esperar del proceso y qué garantías existen.

Los permisos deberían revisarse también después de abrir el expediente

Configurar correctamente los accesos al principio no es suficiente. Una investigación puede durar semanas o meses y durante ese tiempo cambian las necesidades.

• Puede entrar un asesor externo.
• Una persona puede dejar de participar.
• El expediente puede pasar de una fase preliminar a una investigación formal.

En esos casos, los permisos deberían acompañar esos cambios. Si alguien necesitó consultar determinada información durante una etapa concreta, no significa que deba conservar el acceso indefinidamente.

Los datos delicados requieren todavía más criterio

Algunas comunicaciones pueden incluir información relativa a salud, circunstancias familiares, situaciones personales o datos de otra naturaleza especialmente sensible.

El hecho de que aparezcan dentro de una denuncia no significa que automáticamente sean necesarios para investigar.

Imaginemos que una persona aporta una larga conversación donde se mencionan cuestiones médicas de un compañero, pero la conducta denunciada se refiere únicamente a una decisión económica.

Conservar y distribuir toda esa información puede resultar excesivo si no aporta nada al análisis ya que cada expediente requiere contexto, pero cuanto más delicado sea el dato, más importante resulta justificar su necesidad.

Cerrar el expediente también implica revisar la información

Cuando una investigación termina, solemos pensar en la decisión final. Sin embargo, el cierre también es un buen momento para revisar qué información ha terminado acumulándose durante el proceso.

Puede haber:

• Archivos duplicados
• Versiones antiguas
• Documentos de trabajo
• Exportaciones
• Copias temporales
• Información que finalmente no se utilizó

No todo tiene por qué permanecer exactamente igual que durante la fase activa de investigación. El expediente final debería permitir comprender qué ocurrió sin convertirse en un almacén de documentos acumulados por precaución.

Revisión periódica 

La gestión de protección de datos denuncia funciona mejor cuando no depende únicamente de una auditoría anual. Pequeñas revisiones periódicas permiten detectar problemas mucho antes.

Por ejemplo:

• Expedientes que continúan abiertos sin motivo
• Permisos que ya no corresponden
• Usuarios antiguos con acceso
• Documentos descargados innecesariamente
• Copias duplicadas
• Información conservada sin una finalidad clara

Esta revisión puede integrarse dentro de la propia gestión del canal. No tiene que convertirse en un proyecto independiente.

Protección de datos antes de cerrar una denuncia

Antes de dar por finalizado un expediente puede resultar útil comprobar:

• ¿La documentación conservada ayuda realmente a explicar la investigación?
• ¿Existen datos personales que no han tenido ninguna utilidad?
• ¿Los permisos actuales corresponden a personas que todavía necesitan acceso?
• ¿Se han generado copias o exportaciones fuera del sistema?
• ¿Esas copias siguen siendo necesarias?
• ¿La comunicación con el informante está correctamente registrada?
• ¿Se puede reconstruir quién tomó cada decisión?
• ¿Existen documentos duplicados?
• ¿La organización está aplicando su política de conservación?
• ¿El expediente contiene información excesiva que debería revisarse?

No hace falta crear un proceso burocrático enorme. La utilidad de esta lista está precisamente en obligarnos a revisar el expediente una última vez antes de considerarlo terminado.

La mejor protección consiste en guardar con criterio

Un canal de denuncias necesita trazabilidad. Sin ella es difícil investigar correctamente, justificar decisiones o reconstruir lo sucedido meses después.

Pero trazabilidad y acumulación no son lo mismo. Un expediente bien gestionado debería permitir saber qué ocurrió, quién intervino, qué documentación se utilizó y por qué se tomó una determinada decisión. Todo lo demás debería tener una razón para permanecer allí.

Ese es probablemente el principio más útil cuando hablamos de protección de datos denuncia: no conservar información simplemente porque técnicamente podemos hacerlo.

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