Canal ético obligatorio para corporaciones: guía completa
El canal ético obligatorio para corporaciones permite que empleados, proveedores y otras personas relacionadas con una organización puedan comunicar posibles irregularidades de forma segura y confidencial. Desde la entrada en vigor de la Ley 2/2023, determinadas empresas y entidades deben disponer de un Sistema interno de información que permita recibir y gestionar este tipo de comunicaciones.
Su finalidad va más allá de cumplir una obligación formal. Un canal correctamente implantado puede ayudar a detectar situaciones relacionadas con fraude, corrupción, acoso u otros posibles incumplimientos antes de que generen consecuencias mayores para la organización.
La confidencialidad y la protección de la persona informante son dos de los aspectos más importantes del sistema. También debe existir la posibilidad de presentar comunicaciones anónimas y un procedimiento claro para saber qué ocurre desde que llega una información hasta que finalizan las actuaciones correspondientes.
En esta guía veremos qué exige la normativa, quién debe disponer de un canal ético obligatorio para corporaciones, qué consecuencias puede tener el incumplimiento y qué aspectos conviene valorar antes de contratar una solución especializada.
Qué es el canal ético y su marco legal
El canal ético forma parte del Sistema interno de información de una organización y permite que empleados, proveedores y otros terceros vinculados puedan comunicar posibles irregularidades de manera segura.
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, incorporó al ordenamiento español la Directiva (UE) 2019/1937 y estableció una serie de obligaciones destinadas a proteger a las personas que informan sobre determinadas infracciones conocidas dentro de un contexto laboral o profesional.
Esto significa que el canal no debería entenderse simplemente como un buzón donde dejar una denuncia. Detrás debe existir un procedimiento que determine quién recibe las comunicaciones, cómo se analizan, qué personas pueden acceder a la información y qué actuaciones deben llevarse a cabo en cada caso.
La confidencialidad tiene un papel especialmente importante. La identidad del informante y la información aportada deben quedar protegidas frente al acceso de personas no autorizadas. Además, el sistema debe permitir la presentación de comunicaciones anónimas.
Puede ampliar información sobre el marco normativo en esta explicación de Legalitas sobre el canal ético.
También puede consultar nuestra guía sobre la Ley 2/2023 para conocer con más detalle cómo afecta esta normativa a las organizaciones.
Obligación de contar con un canal ético: quiénes están obligados
Una de las dudas más habituales es saber qué organizaciones necesitan disponer de un canal ético obligatorio para corporaciones. Con carácter general, la obligación afecta a las empresas privadas con 50 o más trabajadores, aunque la normativa contempla otros supuestos específicos en los que el sistema puede resultar exigible independientemente del tamaño de la plantilla.
También existen obligaciones para determinadas entidades del sector público y organizaciones que desarrollan su actividad en ámbitos especialmente regulados. Por este motivo, el número de empleados es uno de los primeros criterios que debe revisarse, pero no siempre es suficiente para determinar si existe obligación.
Entre los aspectos que conviene comprobar se encuentran:
- Número de trabajadores.
- Sector en el que opera la organización.
- Tipo de actividad desarrollada.
- Existencia de obligaciones específicas derivadas de otras normativas.
- Naturaleza pública o privada de la entidad.
Si tiene dudas sobre su caso concreto, puede consultar nuestra guía sobre Cuando es obligatorio un canal de denuncias.
La implantación tampoco debería dejarse únicamente en manos de la tecnología. Una vez determinado que existe obligación, la empresa debe definir responsables, procedimientos y medidas para gestionar correctamente las comunicaciones que reciba.
Sanciones y consecuencias del incumplimiento
No disponer de un canal ético obligatorio para coporaciones cuando la organización se encuentra dentro de los supuestos establecidos por la Ley 2/2023 puede tener consecuencias económicas importantes.
La normativa diferencia entre infracciones leves, graves y muy graves. En el caso de las personas jurídicas, las sanciones por las infracciones de mayor gravedad pueden alcanzar cantidades muy elevadas.
Además de las multas, determinados incumplimientos pueden tener otras consecuencias para la empresa. Una gestión deficiente del canal puede afectar a la confianza de empleados, proveedores, clientes u otras personas vinculadas con la organización.
También deben evitarse conductas como las represalias contra las personas informantes o la vulneración de la confidencialidad de las comunicaciones, ya que la protección del informante ocupa un lugar central dentro de la Ley 2/2023.
Por eso, contar con el canal no debería reducirse a cumplir un trámite. Es necesario que exista un sistema que pueda utilizarse realmente cuando una persona necesite comunicar una posible irregularidad.
Puede consultar nuestra guía sobre sanciones por no tener canal de denuncias para conocer con mayor detalle las posibles consecuencias del incumplimiento.
Cómo contratar un canal ético con canaldedenunciasseguro.es
La implantación de un canal ético obligatorio para corporaciones puede resultar más sencilla cuando se cuenta con una plataforma especializada que permita centralizar las comunicaciones y realizar el seguimiento de cada expediente.
En Canal de Denuncias Seguro ofrecemos una solución orientada a facilitar esta gestión y adaptarla a las necesidades de cada organización.
Antes de poner en marcha el canal conviene seguir varias fases:
- Analizar las necesidades de la empresa. Revisar plantilla, estructura, actividad y características de la organización.
- Definir responsables. Determinar quién gestionará las comunicaciones y qué personas podrán acceder a los expedientes.
- Configurar la plataforma. Adaptar usuarios, permisos y procedimientos internos.
- Realizar pruebas. Comprobar que el sistema funciona correctamente antes de su lanzamiento.
- Formar a las personas responsables. Asegurarse de que conocen tanto la herramienta como el procedimiento de gestión.
- Comunicar la existencia del canal. Informar a empleados y otras personas que puedan necesitar utilizarlo.
- Revisar su funcionamiento. Analizar periódicamente si existen aspectos que puedan mejorarse.
Para profundizar en este proceso puede consultar nuestra guía sobre Canal de denuncias digital conforme a la ley.
Ventajas de utilizar una solución especializada
Contar con una plataforma específica permite sustituir procesos dispersos basados en correos electrónicos, documentos independientes o registros manuales por un entorno centralizado.
Entre las principales ventajas se encuentran:
- Recepción ordenada de las comunicaciones.
- Gestión de comunicaciones anónimas.
- Control de accesos.
- Seguimiento de cada expediente.
- Organización de la documentación.
- Mayor trazabilidad.
- Control de plazos.
- Comunicación segura con el informante.
- Adaptación a los procedimientos internos de la organización.
La herramienta, sin embargo, debe acompañarse siempre de procedimientos adecuados. Una plataforma puede facilitar la gestión, pero sigue siendo necesario definir responsabilidades y saber cómo actuar ante cada comunicación.
La finalidad de un canal ético obligatorio para corporaciones no es simplemente demostrar que la empresa dispone de una herramienta. Lo importante es que el sistema pueda utilizarse con confianza y que exista una forma clara de gestionar las posibles irregularidades que lleguen a través de él.
FAQ
¿Qué es el canal ético obligatorio para corporaciones?
¿Quiénes deben implementarlo?
¿Cuál es el plazo de cumplimiento?
¿Qué pasa si no se cumple?
¿Cómo se garantiza el anonimato?
¿Cuál es la diferencia entre gestión interna y externa?
¿Cómo contratar el servicio con canaldedenunciasseguro.es?
