Cómo denunciar una irregularidad dentro de una empresa: qué debería saber el informante antes de comunicarla

Saber cómo denunciar una irregularidad dentro de una empresa no consiste únicamente en localizar un formulario y describir lo ocurrido. Antes de enviar una comunicación conviene entender qué hechos pueden trasladarse, qué información resulta útil, qué diferencia existe entre identificarse y permanecer anónimo y qué puede suceder después de pulsar “enviar”. Esa claridad ayuda tanto a la persona que informa como a la organización que tendrá que valorar los hechos.

En España, la Ley 2/2023 regula la protección de las personas que informen sobre determinadas infracciones y establece garantías relacionadas con la confidencialidad, la protección frente a represalias y el funcionamiento de los sistemas de información. El marco legal es importante, pero para quien se encuentra ante una situación concreta la primera duda suele ser mucho más práctica: ¿qué tengo que contar y por dónde empiezo?

Antes de denunciar, separa los hechos de las interpretaciones

Cuando una situación genera preocupación es fácil mezclar lo que hemos visto con lo que creemos que significa. Para que una comunicación pueda analizarse con criterio, resulta útil empezar por los hechos que pueden describirse de forma concreta.

Qué ocurrió, cuándo y dónde

Una explicación útil suele responder, en la medida de lo posible, a preguntas sencillas: qué pasó, cuándo ocurrió, dónde sucedió, quiénes estuvieron presentes y si la situación se ha repetido. No es necesario convertir la comunicación en un escrito jurídico. De hecho, una narración clara y cronológica puede resultar más útil que utilizar términos legales que no estamos seguros de que correspondan.

Si no recuerdas una fecha exacta, puedes indicarlo. Expresiones como “durante la primera semana de septiembre” o “después de la reunión mensual” son preferibles a inventar una precisión que no tienes.

Lo que sabes y lo que sospechas no deberían presentarse igual

También conviene diferenciar entre información directa y una conclusión personal. No es lo mismo decir “vi que se modificó este documento el día X” que “creo que alguien está falsificando documentos”. La segunda afirmación puede ser una hipótesis razonable, pero la persona que gestione el expediente necesitará saber qué datos concretos la sustentan.

¿Informante y denunciante significan exactamente lo mismo?

En el lenguaje cotidiano es frecuente hablar de “denunciante”, pero la Ley 2/2023 utiliza de forma destacada el concepto de persona informante. El matiz importa porque el sistema interno de información no funciona exactamente como una denuncia judicial o policial.

Una persona puede comunicar internamente hechos que considera relevantes para que la organización los analice. A partir de ahí, la empresa deberá seguir el procedimiento previsto, valorar el alcance de la información y decidir qué actuaciones corresponden.

Por eso, cuando alguien busca cómo denunciar dentro de su empresa, es útil no trasladar automáticamente las reglas de otros procedimientos. El canal de denuncias es un cauce diseñado precisamente para recibir, ordenar y gestionar este tipo de comunicaciones dentro del marco aplicable a la organización.

Qué información puede ayudar a analizar una comunicación

No existe una plantilla universal capaz de cubrir cualquier caso. Aun así, algunos datos suelen facilitar mucho la primera valoración.

• Una descripción de los hechos en orden temporal.
• Las personas o áreas relacionadas, si se conocen.
• Fechas aproximadas y lugares.
• Documentos, correos o capturas que tengan relación directa.
• Posibles testigos, si realmente pueden aportar información.
• Indicación de si los hechos continúan produciéndose.

Más documentación no siempre significa una mejor denuncia

Adjuntar veinte archivos “por si acaso” puede complicar la revisión y exponer información de terceros que no es necesaria. Es preferible aportar aquello que guarda una relación clara con lo comunicado.

Si existe un documento importante, puede resultar útil explicar en una frase qué demuestra o por qué se adjunta. Eso permite a quien recibe el expediente entender rápidamente su contexto.

¿Hay que identificarse para informar?

Dependerá del canal y del supuesto concreto. La Ley 2/2023 contempla la posibilidad de presentar comunicaciones anónimas. Para que el anonimato sea útil, el sistema debe permitir gestionar la información sin obligar a revelar la identidad innecesariamente.

La página sobre denuncias anónimas explica con más detalle cómo puede plantearse este tipo de comunicación y por qué la protección no debería quedarse únicamente en ocultar un nombre en el formulario.

Anónimo no significa incomunicado

Uno de los problemas de algunos formularios básicos es que, una vez enviada la información, ya no existe manera de preguntar nada más al informante. Eso puede bloquear una investigación si falta una fecha, un documento o una aclaración relevante.

Un sistema con código o buzón de seguimiento permite mantener una conversación sin que la persona tenga que identificarse. Para quien se pregunta cómo denunciar de forma anónima, esta funcionalidad puede ser tan importante como la propia posibilidad de ocultar su identidad.

Qué sucede normalmente después de enviar la comunicación

El envío no debería entenderse como una sentencia ni como una confirmación automática de que los hechos son ciertos. Es el inicio de un proceso de recepción y valoración.

La organización puede necesitar revisar si la comunicación entra dentro del ámbito del sistema, solicitar información adicional, preservar documentación o realizar entrevistas. También puede concluir que no existe información suficiente para continuar o que el asunto debe trasladarse a otro procedimiento.

La confidencialidad debe mantenerse durante el proceso

Proteger al informante no consiste únicamente en impedir que su nombre aparezca públicamente. También implica limitar accesos, evitar compartir detalles que permitan identificarlo sin necesidad y manejar con cuidado los documentos que contiene el expediente.

Las preguntas frecuentes sobre el canal de denuncias son un buen apoyo para resolver dudas sobre el uso del sistema antes de realizar una comunicación.

Errores habituales cuando alguien decide denunciar internamente

Escribir únicamente conclusiones

“Hay corrupción”, “me están acosando” o “se está cometiendo una ilegalidad” expresan una preocupación, pero por sí solas aportan poca información para empezar a investigar. Conviene acompañarlas de hechos observables.

Difundir la acusación antes de utilizar el canal

Comentar ampliamente el caso con personas que no necesitan conocerlo puede afectar a terceros, alterar testimonios o generar conflictos adicionales. Si el objetivo es que los hechos puedan analizarse, es mejor utilizar el cauce previsto y conservar la información relevante.

Modificar o manipular pruebas

Si tienes acceso legítimo a un documento, conserva su contexto. No edites capturas para “hacerlas más claras” ni alteres archivos originales. Si hace falta destacar una parte, puede explicarse por separado.

Esperar a tener una investigación completa

La persona informante no tiene que convertirse en investigadora. Su función es comunicar aquello que conoce. La organización debe disponer de un procedimiento para comprobar y ampliar la información cuando corresponda.

Cómo preparar una comunicación antes de enviarla

Una revisión de cinco minutos puede mejorar mucho la claridad del expediente. Antes de terminar, comprueba si alguien que no conoce la situación podría entender qué ocurrió y en qué orden.

También es útil preguntarse qué parte de la información sabes de primera mano y qué parte procede de otras personas. Si hay documentos, explica brevemente qué relación tienen con el caso. Y si necesitas mantener el anonimato, evita incluir detalles personales innecesarios que puedan identificarte indirectamente.

Saber cómo denunciar no consiste en redactar el texto perfecto. Consiste en aportar información suficientemente clara para que pueda ser evaluada de forma segura y ordenada.

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