Implementar canal de denuncias: guía completa, normativa y solución segura

Implementar canal de denuncias se ha convertido en una prioridad para muchas empresas que buscan cumplir con la normativa y disponer de una vía segura para comunicar posibles irregularidades. Más allá de la obligación legal, contar con este sistema ayuda a ordenar la gestión de las comunicaciones y a proteger a las personas que deciden informar sobre determinados hechos.

Un canal de denuncias permite que empleados, colaboradores y terceros puedan comunicar situaciones relacionadas con fraude, acoso, corrupción u otros posibles incumplimientos de forma confidencial. La Ley 2/2023 establece su obligatoriedad para determinadas organizaciones y fija una serie de requisitos para garantizar la protección del informante.

Para implementar canal de denuncias de forma adecuada conviene seguir un proceso ordenado: analizar las necesidades de la organización, definir cómo se gestionarán las comunicaciones, elegir la herramienta tecnológica, formar a las personas responsables y revisar periódicamente su funcionamiento.

En Canal de Denuncias ofrecemos una solución diseñada para facilitar este proceso y centralizar la gestión de las comunicaciones dentro de un entorno seguro.

Marco legal y definición del canal de denuncias

El marco legal de los canales de denuncias en España está definido principalmente por la Ley 2/2023, de 20 de febrero. Esta normativa regula la protección de las personas que informan sobre determinadas infracciones y establece las obligaciones que deben cumplir las organizaciones incluidas dentro de su ámbito de aplicación.

Un canal de denuncias interno es la vía a través de la cual empleados y otras personas vinculadas con una organización pueden comunicar posibles irregularidades. Su finalidad es que estas situaciones puedan conocerse y gestionarse siguiendo un procedimiento definido y con las garantías necesarias.

La protección del informante tiene un papel especialmente importante. El sistema debe mantener la confidencialidad de la información y establecer medidas que reduzcan el riesgo de represalias contra las personas que realicen comunicaciones dentro de los supuestos previstos por la normativa.

Con carácter general, las empresas con 50 o más trabajadores, determinados sectores regulados y las administraciones públicas se encuentran entre las entidades obligadas a disponer de estos sistemas. Por eso, implementar canal de denuncias no consiste simplemente en crear un formulario o habilitar una dirección de correo electrónico. Es necesario establecer responsables, procedimientos y medidas que permitan gestionar correctamente cada comunicación.

Puede consultar el contenido de la Ley 2/2023, de 20 de febrero para conocer con mayor detalle sus disposiciones.

Obligatoriedad y sanciones

La obligación de disponer de un canal afecta a determinadas empresas y entidades públicas. El objetivo es ofrecer una vía segura para que posibles irregularidades puedan comunicarse y gestionarse sin exponer innecesariamente a la persona informante.

No cumplir con las obligaciones establecidas por la normativa puede dar lugar a sanciones importantes. Por este motivo, las organizaciones incluidas dentro de los supuestos de la Ley 2/2023 deberían asegurarse de que el sistema no solo existe, sino que funciona correctamente.

Además de habilitar el canal, es necesario prestar atención a aspectos como:

• La confidencialidad de las comunicaciones.
• La protección del informante.
• La posibilidad de presentar comunicaciones anónimas.
• La designación de las personas responsables.
• Los plazos de gestión.
• El control de accesos a la información.
• El seguimiento de cada expediente.

Implementar canal de denuncias correctamente ayuda a reducir el riesgo de incumplimientos y ofrece a la organización un procedimiento claro para actuar cuando recibe una comunicación.

La protección frente a represalias también es uno de los elementos importantes del sistema. Una persona debe poder utilizar el canal sin sentirse expuesta por el simple hecho de comunicar una posible irregularidad.

Funcionamiento paso a paso

El funcionamiento de un canal puede dividirse en diferentes fases, desde la recepción de la comunicación hasta el cierre del expediente.

• Recepción de la comunicación. La persona utiliza alguno de los medios habilitados por la organización para informar sobre los hechos.
• Registro. La información recibida se incorpora al sistema para que pueda realizarse un seguimiento adecuado del caso.
• Análisis inicial. Se revisa el contenido de la comunicación y se determina qué actuaciones deben realizarse.
• Investigación. Cuando procede, se recopilan documentos, se realizan comprobaciones y se analiza la información necesaria para entender lo ocurrido.
• Conclusiones. Una vez finalizadas las actuaciones, se determinan las medidas que correspondan y se documenta el resultado.
• Cierre. El expediente se finaliza siguiendo los procedimientos establecidos y respetando las obligaciones relacionadas con la conservación de la información.

Durante todas estas fases debe mantenerse la confidencialidad y limitarse el acceso a las personas autorizadas. También resulta importante disponer de trazabilidad suficiente para saber qué actuaciones se han realizado, cuándo se llevaron a cabo y quién intervino en cada fase.

Implementar canal de denuncias con un procedimiento claro evita improvisaciones cuando llega la primera comunicación y facilita que todas las personas responsables sepan cómo deben actuar.

Mejores prácticas y errores comunes

La eficacia del canal depende en buena medida de cómo se haya implantado y de la forma en la que se gestione posteriormente. Una de las mejores prácticas consiste en asegurarse de que el canal sea fácil de localizar y utilizar. De poco sirve contar con una herramienta técnicamente completa si los empleados no saben que existe o tienen dificultades para acceder a ella.

También conviene:

• Explicar claramente para qué sirve el canal.
• Definir quién gestionará las comunicaciones.
• Proteger la confidencialidad de la información.
• Permitir comunicaciones anónimas.
• Establecer protocolos antes de recibir el primer caso.
• Formar a las personas responsables.
• Documentar las actuaciones realizadas.
• Revisar periódicamente el funcionamiento del sistema.

Entre los errores más frecuentes se encuentra precisamente la falta de comunicación interna. Si los trabajadores desconocen cómo funciona el sistema o temen que su identidad pueda quedar expuesta, será mucho menos probable que lo utilicen.

Otro problema habitual es no definir responsabilidades. Cuando varias personas pueden acceder a una comunicación pero ninguna sabe quién debe gestionarla, aparecen retrasos y aumenta el riesgo de errores.

Por este motivo, implementar canal de denuncias debe ir acompañado de protocolos internos y formación suficiente para que la herramienta funcione también en la práctica.

Si quiere profundizar en los aspectos tecnológicos puede consultar nuestra información sobre software de canal de denuncias en España.

Implementar el canal con canaldedenunciasseguro.es

Para implementar canal de denuncias de una forma más sencilla, contar con una plataforma especializada permite centralizar muchas de las tareas relacionadas con la recepción y gestión de las comunicaciones.

Canal de Denuncias Seguro ofrece una solución orientada a que las organizaciones puedan mantener organizados sus expedientes, controlar quién accede a la información y realizar el seguimiento de cada comunicación desde un mismo entorno.

Una vez recibida la información, la plataforma permite mantener un registro de las actuaciones realizadas y facilita que las personas responsables puedan consultar el estado de cada caso.

También resulta útil contar con un sistema que permita gestionar las comunicaciones anónimas y mantener el contacto con el informante sin necesidad de que revele su identidad.

Antes de poner en marcha el canal conviene definir cuestiones como:

• Quién será el Responsable del Sistema.
• Qué personas podrán acceder a los expedientes.
• Qué medios estarán disponibles para realizar comunicaciones.
• Cómo se gestionarán los plazos.
• Qué procedimiento se seguirá durante una investigación.
• Cómo se comunicará la existencia del canal a empleados y terceros.

La plataforma puede facilitar buena parte de esta gestión, pero debe adaptarse a las características y procedimientos de cada organización.

Para conocer más sobre cómo se integra este tipo de solución dentro de las políticas de cumplimiento puede consultar nuestra guía sobre canal de denuncias compliance.

En definitiva, Implementar canal de denuncias implica combinar una herramienta adecuada con procedimientos claros, responsables definidos y una correcta comunicación dentro de la organización. Cuando estos elementos funcionan de forma conjunta, la gestión de las comunicaciones resulta mucho más sencilla y ordenada.